Il est temps de choisir votre salle, le château de vos rêves, le manoir, la péniche, le restaurant où vous allez recevoir vos invités. Ce choix va reposer sur plusieurs critères; Le nombre de convives, votre style, vos goûts personnels, le thème de votre événement, votre budget.
Les invités
Quelle sorte de fête envisagez-vous et combien de personnes voulez-vous réunir, au repas, au cocktail, au vin d’honneur, à la soirée ? Comment s’y prendre ?
➽ Établissez chacun de votre côté une liste
Selon les différents liens, les différents réseaux familiaux et sociaux.
Le groupe 1 : la famille proche (parents, grands-parents, frères et sœurs et leurs conjoints, leurs enfants).
Le groupe 2 : sera constitué des oncles et tantes, cousins et cousines avec conjoints et enfants.
Le groupe 3 : vos témoins et vos amis proches.
Le groupe 4 : rassemblera la famille plus éloignée, en fonction des affinités.
Le groupe 5 : vos copains.
Le groupe 6 : vos relations professionnelles.
Le groupe 7 : les personnes à qui vous souhaitez rendre une invitation, vos connaissances, amis d’enfance perdus de vue, voisins, copains de vos frères et sœurs.
➽ Demandez à vos parents respectifs d’établir leur liste.
Il est d’usage, lorsque les parents apportent leur contribution financière, qu’ils invitent également amis, connaissances et « obligations ».
Le groupe 1bis : leurs amis proches.
Le groupe 2bis : leurs relations plus éloignées.
➽ Ensuite, mettez vos listes en commun
Afin d’éviter les doublons. Et enfin, répartissez vos invités entre vin d’honneur, dîner, soirée…
Tous les scénarios sont possibles mais traditionnellement, voici la structure suivie :
1. Au vin d’honneur, les groupes de 1 à 7, plus 2bis.
2. Au dîner, les groupes de 1 à 5, plus 1bis.
3. A la soirée, les groupes de 1 à 5, plus éventuellement quelques personnes du groupe 7.
Il sera difficile d’estimer le nombre de réponses positives. Statistiquement, 20 % des invités ne seront pas présents. Ce pourcentage peut varier en fonction de la date et du lieu ; un mariage au mois de juillet peut faire grimper ce taux, de même qu’un mariage à l’étranger.
➽ Ajustez maintenant le nombre d’invités.
S’il vous semble trop important, commencez par retirer des personnes du groupe 7, puis allégez les autres groupes si vous le pouvez jusqu’à arriver au nombre acceptable pour vous. Ayez toujours à l’esprit que le nombre de personnes va influencer le budget de plusieurs postes.
➽ Réalisez ensuite un tableau bien clair
Avec le nom et les coordonnées de chacun, le type d’invitation, les réponses, les cadeaux et les remerciements. Ce tableau vous suivra jusqu’au bout et vous évitera de vous arracher les cheveux ou de commettre des bêtises.
Votre style
Si vous voguez en plein romantisme, votre choix se portera naturellement vers un château, alors qu’une ferme transformée en salle de fêtes rehaussera le romantisme campagnard. Plutôt moderne et branchée ? Optez pour un bâtiment contemporain, un hôtel aux accents de nouveauté. Des anciens bâtiments industriels rénovés en loft confortables, votre jardin, un lieu insolite, un restaurant en bord de plage, en principe, une fête de mariage s’organise n’importe où.
Le thème
Nous en avons déjà parlé précédemment, si vous choisissez un thème, le lieu aura toute son importance et idéalement devra y adhérer et donner l’illusion complète. Un mariage princier, champêtre, glamour, écolo ne demande pas le même type d’endroit. Replongez-vous dans nos articles sur les thèmes de mariage.
Questions essentielles à se poser
Lorsque vous visiterez les différentes salles que vous aurez sélectionnées, ne vous fiez pas seulement aux apparences, étudiez tous les détails minutieusement. Ces détails qui semblent souvent anodins peuvent revêtir une importance capitale le jour J. Pensez que la fête est destinée à tous, sans distinction d’âge ; veillez aux accès et aux endroits difficiles pour les plus âgés, aux endroits dangereux pour les petits.
Faites une visite systématique avec vos questions sur papier et n’hésitez pas à prendre des notes, vous ne retiendrez pas tout. Des photos, si on vous le permet, ne seront pas inutiles.
➤ La salle est-elle adaptée au nombre d’invités ?
➤ Est-elle chauffée ?
➤ Les invités seront-ils ensemble ou séparés dans différentes pièces ?
➤ La salle convient-elle à la déco que vous envisagez mettre en place ?
➤ Les toilettes sont-elles proches ? Trop proches ? Suffisantes ?
➤ Y-a-t-il un vestiaire ?
➤ La salle dispose-t-elle d’une installation musicale ?
➤ Un endroit est-il prévu pour danser ou organiser une piste de danse ?
➤ La salle est-elle pourvue d’une cuisine avec un équipement professionnel ?
Si vous prenez votre propre traiteur, un inventaire complet sera sans doute utile.
➤ Y a-t-il assez de congélateurs et de réfrigérateurs ?
➤ Le mobilier, tables et chaises, est-il compris dans le prix ?
➤ La luminosité est-elle bonne et agréable ?
➤ Y a-t-il des prises de courant en suffisance ? Important pour les différentes installations électriques.
➤ Comment est la vue sur laquelle donne la salle ?
➤ De quand à quand s’étale la location ? Prévoyez du temps pour la décoration.
➤ Le parking est-il suffisant, facile d’accès et pratique ? Faut-il prévoir une surveillance ?
➤ Y a-t-il un >traiteur attitré et obligatoire ?
Quelques conseils
La salle doit être plutôt proche de la maison communale ou de l’église et facile d’accès. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à fournir un plan d’accès, même si aujourd’hui, bon nombre de personnes ont un gps ; communiquez alors les coordonnées complètes. Quelques panneaux d’indication placés à des endroits stratégiques sont souvent les bienvenus et rassurants.
Idéalement, vous serez sur place pour accueillir vos invités, recevoir les félicitations et les guider vers la réception. Si cela n’est pas possible, en fonction du timing ou d’autres impératifs, confiez cette tâche à une autre personne, un de vos proches, votre sœur, par exemple qui connaît certainement beaucoup d’entre eux. Il peut s’agir également d’un maître de cérémonie ou d’un organisateur mariage. Vous veillerez à aller près de chacun au cours du repas.
Attention, ne voyez pas trop grand ! Une salle trop spacieuse et à moitié vide et c’est la cata ! Difficile de créer une ambiance chaleureuse dans ces conditions. C’est vraiment l’erreur à ne pas commettre. L’inverse n’est pas top non plus mais serait moins grave. Cela dit, trouver le juste espace c’est mieux. On prévoit généralement minimum un demi M² par personne pour un cocktail, un vin d’honneur ou un cocktail dînatoire et un M² par personne pour un repas assis.
Si cela est possible, pensez à une petite aire de repos, un salon un peu à l’écart où pourront se retirer et se reposer les plus âgés. Les longues stations debout, l’effervescence et le bruit fatiguent énormément surtout si ces personnes ont pour habitude de faire une sieste l’après-midi.
Si vous devez être amenés à loger des invités, prévoyez-le bien dans votre budget mariage. Une solution est de demander à différents invités habitant dans un rayon proche, de loger une ou deux personnes. Si vous n’intervenez pas financièrement dans ce logement, diffusez une liste de chambres d’hôtes et hôtels de la région, avec toutes les infos pratiques.
Deux idées hors du commun
Le gîte rural est un lieu champêtre où vous serez à l’aise, un lieu rien que pour vous, tout un week-end, que vous pourrez décorer à votre guise et où quelques invités pourront loger. Le lendemain, repas sur place en petit comité et balade dans la campagne. Petit bémol, il y des chances que ce gîte soit assez éloigné.
Dans un jardin en plein air. Super idée, originale, sympa mais attention cela n’est faisable que par beau temps. De toute façon, tentes indispensables. Si vous n’avez pas de jardin, il est toujours possible de louer un terrain. Attention, cela veut dire que vous devez tout aménager, depuis la cuisine et la location de la vaisselle jusqu’aux toilettes.
Demandez des devis, pensez bien à tout et comparez. C’est sûr que c’est absolument enchanteur mais toute la magie s’envolera en cas de pluie, donc plan B à prévoir impérativement. L’organisation étant nettement plus lourde, faites-vous aider.
FAQ : Le compte à rebours, encore 11 mois …
Prenez en compte le nombre de convives, votre style, vos goûts personnels, le thème de l’événement et votre budget pour choisir le lieu parfait. N’hésitez pas à explorer différentes options, telles que les châteaux, les manoirs, les péniches ou les restaurants.
Faites des listes séparées pour chaque groupe (famille proche, amis, relations professionnelles, etc.), demandez à vos parents de faire de même, puis mettez vos listes en commun en éliminant les doublons. Répartissez ensuite les invités entre les différentes parties de l’événement (vin d’honneur, dîner, soirée).
Assurez-vous que le lieu correspond au thème choisi, qu’il s’agisse d’un mariage princier, champêtre, glamour ou écolo. Recherchez des lieux qui renforcent l’ambiance et l’illusion souhaitées pour votre thème.
Vérifiez la capacité d’accueil, le chauffage, la disposition des espaces, la décoration, les installations (toilettes, vestiaire, cuisine, musique, piste de danse), le mobilier, la luminosité, les prises électriques, la vue et le parking. Prenez des notes et des photos pour faciliter la comparaison.
Choisissez une salle proche des lieux de cérémonie, prévoyez un plan d’accès, assurez-vous que la taille de la salle est adaptée au nombre d’invités, pensez à un espace de repos pour les personnes âgées et prévoyez éventuellement des hébergements pour les invités venant de loin.
Vous pouvez louer un gîte rural pour un week-end champêtre ou organiser votre événement dans un jardin en plein air. Assurez-vous de prévoir un plan B en cas de mauvais temps et n’oubliez pas d’aménager les lieux selon vos besoins (cuisine, vaisselle, toilettes, etc.).
